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浅谈企业档案数字化的意义和作用
随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储等技术的发展，档案数字化在档案管理即档案利用上普遍进行推广，以代替传统的利用档案原件形式，以达到档案利用快捷、迅速的目的，同时实现档案信息资源共享。
档案 数字化 意义 作用企业档案信息资源是企业基础工作的重要组成部分。企业档案管理现代化要求档案信息化管理，档案信息化是满足企业日益发展需要的重点工作。在这个信息飞速发展的时代，只有将档案信息资源的作用在企业现代化建设中充分发挥出来，档案工作的意义和价值才能充分地体现出来。因此，如何把所有企业档案变成现实有用信息资源，迅速、快捷地为利用者提供服务，为企业重点工作服务，更好地适应企业现代化的发展需求，是当前档案管理的一项重点工作，运用数字化技术、信息化技术，把档案变成数字化信息资源进行共享发挥档案真正的作用，档案数字化是势在必行工作，有着重要的历史意义和作用。一、企业档案管理现状及实现档案数字化的意义（一）当前企业档案管理现状目前大多数国有企业档案馆藏档案的保存主要以纸质载体形式保管，以传统的管理模式管理，用人工方式为利用者提供利用服务，档案的利用率很低，很难适应当前企业快速发展的进程，档案信息资源的经济价值和社会价值难以充分实现，严重制约了档案信息化发展。按照集团公司“十二五”档案数字化率达到80%的目标，我公司档案中心把档案数字化把档案信息化建设列为我单位2013重点工作，即档案数字化作为档案信息化的一个重要方面，制定了本单位数字化工作和数字化范围方案，到本年底我公司档案数字化实现60%的数字化率的目标。目前已经招标的资质的数字化公司开展工作，按计划两年完成这项工作。（二）档案数字化的定义档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。（三）当前企业档案数字化的主要内容1.档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库；2.载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库；3.档案专题信息的采集与建库。（四）企业档案数字化的意义为适应企业现代化发展，企业档案管理必须进行数字化管理，既档案原件数字化，在利用过程中快速提供利用， 为企业重点项目和经营发展准确提供数字化档案，实现档案信息资源共享，数字化形式的档案将会起到重要的作用，发挥着与原件同样的凭证价值和重要依据作用。二、企业档案数字化的作用（一）为档案信息化建设打下坚实基础企业档案信息化建设是我国档案管理“十二五”发展规划的重要任务，其核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。（二）利于长远发展，保护档案原件1.用数字化的档案代替原件使用，保护了档案原件；2. 数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现自然灾害的情况下不会遭到毁灭性的破坏，有利于档案的长远发展；3.恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。从今年我企业组织部门利用数字化文书档案充分得以证明，在编写组织沿革利用数字化档案的事例上，从人数上和利用卷上证明了数字化档案在保护档案原件上的作用。年初我企业组织部门重点工作是编写我企业组织史，自六十年代初建厂以来，我厂没有做过这项工作，下设的二级分厂、机关处室共63个单位，全部到档案馆查阅文书档案，反复利用文书档案原件会严重损坏档案原件，为了保护文书档案原件，档案馆组织专业技术人员把机构设置、合并，干部人事任免职，表彰通报、高级职称等相关档案用数码相机进行数码像机拍照，按时间、关键词进行分类，存放在计算机内提供给二级单位、处室利用，提高了档案的利用率，有效的保护档案原件，减少了因查档案原件对档案的损坏。在编写组织史这项工作中充分发挥了数字化档案的作用，这次有效尝试增加了企业档案数字的信心和决心，各级领导也更加支持档案中心档案数字化工作。（三）改善档案的利用方式，提高利用率1.一份文件以数字化形式同时提供给多个利用者，实现资源共享；2.数字化文件可以通过网络传输，能异地调阅利用，扩大了档案的利用空间；3.档案数字化以后，将已开放的档案上网，利用者可以随时使用开放的档案文件。“时间”不再受限制，实现档案信息资源共享。4.检索时间加快，接待利用效率的很大的提高。利用时间由原来的平均20分钟缩短到仅需几秒钟。（四）为企业节约成本，提高档案人员工作效率数字化管理后，纸质载体的档案转为机读档案，既节约了保管费用，也节省了占地空间，查阅方便迅速，避免了反复印制资料造成的纸张和人员的浪费。数字化管理后使档案能及时归档，并能尽快提供利用服务。比如设计部门可以快速查到所需的数据信息，为技术改造节约时间。数字化档案管理使查询档案资料变得快捷、方便，做到足不出户可查所需，数字化使信息共享成为现实。现在很多大型企业档案馆正在开展档案数字化工作，把历史数据迁移到档案管理系统中，建立现代化的检索工具。对新形成的档案实行档案系统管理，把电子档案一同进行归档，形成高效的档案管理模式，直接利用电子档案。通过企业局域网进行计算机检索、阅读电子档案，在企业技术改造、经营管理过程中发挥着重要作用，是以前传统管理模式无法替代的，档案数字化以全新的形式为企业生产经营管理和技术改造提供服务。参考文

档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件，如果没有正确的档案目录，会给后序工作带来很大麻烦，所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。
对于待加工的档案，要制作电子目录。制作途径有两种:
（一），使用数字化加工软件的数据录入功能，进行目录制作。
（二），使用Excel表格方式制作，目录模板使用《检察机关档案目录模板》文档（文档号为JS121006002）。
如果用户提供的有纸质目录或电子目录，我方要认真核对有无错漏现象，找出错误并修正。并修改成与《检察机关档案目录模板》类似的字段标准。对于错误或疏漏的修正，具体细则如下：
1，如果用户提供的目录和纸质档案不对照的,应该以纸质档案原文内容为标准进行录入，并删除错误信息。
2，著录项相关内容录入要完整，如有不明确或不完整的著录项需记录并及时反应给组长，如果目录中要增加或减少相关著录字段，要与客户协商，并及时向公司技术部反馈。以下著录项必不可少，且与纸质档案要一一对照：
以“卷”为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等。
以“件”为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。
3，如果目录内容有错（如主题内容，文号等），以纸质档案信息为准，并及时反应给组长，由组长与客户协商解决。13303329492
4，如遇到较少见的繁体字或不清晰的字体，需向组长反应，不允许擅自解决，所有的繁体字在录入时应录入为简体字。
5, 如遇到无题名的档案,及时记录下来，反应给客户协商解决。
6，关于顺页；整理著录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确，有问题及时反馈。没有问题时，用2B铅笔对纸质档案内容进行标注页码，正面标注在右上方，背面标注在左上方，页码字体工整、大小适中。
7，关于分卷问题；档号保持不变，卷号采用“卷号-卷次”格式，如0025-1、0025-2、0025-3……0025-12、0025-13；如果纸质档案分多卷，但是客户没有分卷次的，我们要重新编卷次，增加一条案卷目录，每个分卷都要对应一条案卷目录（不能两个分卷对应一个目录）。
8，关于补卷问题；漏归档的档案作为补卷插入时，卷号要以实际的纸质档案的卷号为准。如0025-1、0025-A、0025-补、0025A等，我们做目录时当保持不变。
9，档号、卷号、件号、页号中不能出现正反斜杠（\ ,/），如果发现要改成中划线（-）（注意：中划线录入时，要使用英文输入法下的半脚录入），日期格式统一采用8位数字，如20120206，不足8位时补0。

档案数字化加工具体怎么做
一、拆卷
1、检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象，正、副卷标注是否正确；
2、拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线；
3、将案卷内页一页页分开，对特殊页做出标识提醒扫描人员注意；
4、取掉案卷中金属物；
5、注明每卷案卷（包括正、副卷）的页数及其他的特殊情况。对不能确定的案卷，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理。
二、扫描
1、严格按照规定命名方式对影像文件进行命名。并根据数据交换规则设置扫描影像的输出存放位置；
2、对于封面、内页、手写体或是发票等各类不同资料，需用不同的比例或是扫描方法进行扫描；
3、扫描影像与档案原件的内容要吻合、顺序正确，影像清晰效果达到档案实体一样。并将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫、顺序颠倒扫。
4、采用规定的格式扫描，确保案卷的清晰度。同时影像歪斜不超过正负2度、黑边不大于
2毫米。
三、影像处理
1、采用软件及人工结合方法，对影像优化处理，使影像效果达到或超过实体效果；
2、对因扫描原因造成的黑边、歪斜等特殊影像进行处理；
3、对非正常格式、容量文件进行检查处理；
4、对案卷中漏编的页面进行科学处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。
四、还原卷
1、经过扫描和影像处理后，严格质检没有问题的档案进行装订还原；
2、注意还原档案归类和归还，保持档案加工室的整洁。

档案数字化建设的几点思考
由于计算机网络的发展及广泛运用，使不同范围内利用者共享档案资源成为必然的发展趋势。档案数字化是利用智能信息处理技术,将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料,通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，再运用各种存储管理技术将他们存贮于各种介质上,并可通过各种方便的查询手段迅速检索出所需要的档案资料。凭借网络互联技术，建立计算机网络平台，逐步建立起全省乃至全国性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中心，以供需要者查询、搜索，人们将更多地从网络中获取档案信息,从而使档案信息利用不再受时间和空间的限制，数字化的档案具有资源数字化、管理网络化、智能化、用户使用方便化等优点。档案数字化是大势所趋，档案从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性，同时数字档案还具有开放、易于检索、便于利用等特性，这样利于档案信息资源更广泛更高效地服务于社会各方面的需求。一方面，档案信息数字化将使得许多的利用者不需要直接到档案馆，任何电脑都可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息；另一方面，网上利用档案的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。例如：档案人员可利用已数字化的档案信息，进一步开发档案资源，快捷地进行文献汇编、数据汇编、专题汇编等各项工作。然而,一直以来,诸多原因使得计算机技术在档案工作中并没有充分发挥它应有的作用和价值,档案的保密性和社会大众的利用需求二者之间的矛盾，使档案在信息化方面的发展远远落后于社会信息化的发展，落后于社会利用的需求。例如：有学者从统计数据中揭示：馆藏档案的利用和大多数社会公众的关系不密切（该情况多属于省级以上国家综合性档案馆，应该说县区级综合性档案馆还是比较贴近民生的）、档案利用需求和馆藏档案不一致。档案信息利用的困境，既取决于档案信息本身的特点,也取决于档案利用的方式、权限的等诸多制约因素，还不可避免地受到档案信息提供者、管理者、服务者以及利用档案用户意识和行为的多重影响。档案数字化建设的目标就应该使利用者能够突破时空的界限，能够在任何时间任何地点以任何方式检索和利用所需的信息。

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