2.魏晋南北朝时期中央官制概况
魏晋南北朝时期王朝更迭频繁，但整体而言，这一时期的中央官职还是呈现出一些历史共同性。在中央职官的设置方面，魏晋南北朝时期处于一个从三公九卿制向三省六部制转变的一个过程。因而各王朝在中央仍设有三公九卿，他们享有高官厚禄，但是权力大不如昨，基本没有实权。同时又在中央设置了尚书省、中书省、门下省、秘书省及集书省等机构，使尚书令、尚书仆射、中书监令、秘书令、侍中、散骑常侍等这些官员成为国家的支柱，他们左右国家的政令，成为魏晋南北朝时期崛起的中坚势力。同时尚书、中书和门下三省职权在不断变化，到萧梁之际，基本形成了中书省负责诏令起草，门下省负责封驳，而尚书省负责执行的格局。

3.魏晋南北朝时期地方官制概况
魏晋南北朝时期的地方官制虽然各个王朝各有特点，但是总体而言，基本都采用了州郡县三级地方管理制度，州设刺史，郡设太守，县设县令（长），层层管理，层层负责。但是各个时期州郡县划分不一，尤其是北朝时期，州郡县设置之碎之繁，十羊九牧，为后世所病垢。同时西晋在实行州郡县制的同时，还实行了郡国制，将诸多皇室功臣分封各地以屏蔽王室，结果酿成了“八王之乱”。各郡国相对独立，设有相国、主簿等。

二、魏晋南北朝时期中央档案职官及其职掌
由于魏晋南北朝时期的三公九卿只是一种崇高的摆设，并不具有实权，因而这一时期的中央档案职官主要集中在尚书省（台）、中书省、门下省、秘书省（寺）及集书省等部门。同时这一时期的档案职官并不具有专一性，且文书与档案并不分家，故笔者将负责文书工作的职官也纳入到档案职官中来介绍。同时为了更好的了解档案职官的职掌，笔者将首先对其所在的部门做以简单介绍，作为其工作的背景，这样对更好的理解档案职官的工作是有补益的。

②著作郎 官六品，秩四百石。但晋代尤其是西晋又往往以侍中、中书监、秘书监等高官兼领著作郎，张华甚至还以司空兼领著作郎，故著作郎的实际官品往往较高。著作郎专掌史任，并负责起居注的撰写。
③著作佐郎 官六品。著作佐郎的职掌据《史通·史管建置》篇称：“旧事，佐郎职知博采，正郎资以草传”[23][23]。著作佐郎作为著作郎的副手，负责为著作郎提供素材。佐郎到东晋后期成为士家子弟的起家之选，如王蕴、蔡廓等，起家均为著作佐郎。
（4）门下省 因为中书省位高权重，易功高盖主，皇帝为防止其权力过大，故 “东晋以来，天子以侍中常在左右，多与之议政事，不专任中书，于是又有门下，而中书之权始分矣[24][24]”。门下省在两晋时期地位提高，开始涉足国家机密。东晋门下省的设立具有重大意义，它“使中央机构三省制基本形成”[25][25]，成为我国封建时代国家机构发展史上的一个重要转折时期。
①侍中 官三品，置四人。掌管傧赞威仪，评议尚书奏事等，参与皇帝诏令文翰。《晋书·温峤传》曰：“明帝即位，拜（温）侍中，机密大谋多所参综，诏令文翰，亦悉豫焉”。因其与皇帝关系密切，故侍中的意见在很大程度上代表着皇帝的意志，因而侍中的意见对于尚书奏疏有着举足轻重的意义，尤其是到了后期这种作用显得越发明显。下设有给事黄门侍郎，散骑常侍、通直散骑常侍、通直散骑侍郎、给事中等。
②黄门侍郎 官五品，置四人，为侍中下属。黄门侍郎与侍中、散骑常侍、侍郎一起负责对尚书奏事的评议事务，有权提出反对意见，使得尚书奏疏更能切中事务要害。
③散骑常侍、侍郎 散骑常侍官三品，秩比二千石；侍郎官五品，秩六百石。“魏晋散骑常侍、侍郎，与侍中、黄门侍郎共平尚书奏事[26][26]”，“而以中书职入散骑省，故散骑亦掌表诏焉[27][27]”。可见西晋时散骑常侍、侍郎并不具体负责保管诏命。但到东晋“章表诏命则取之散骑”[28][28]，散骑常侍不再参预平尚书奏事，而负责保管表疏等档案文书。据一些史料载，其实在西晋时，散骑常侍、侍郎就已开始掌管诏令。《华峤集》中华峤说：“散骑以从容侍从，承答顾问为职，又掌赞诏命，平处文籍，故前世多参用言语文学之士[29][29]”。
（5）御史台 御史台负责监察百官、推鞫刑狱。由御史中丞为台主，下设有侍御史、主簿、监察御史等，其中侍御史负责台中形成的文件。
治书侍御史、黄沙狱治书侍御史 晋置治书侍御史四人，官六品，秩千石，负责掌管律令、诏狱、刻印等事物。又置黄沙狱治书侍御史一人，官亦六品，秩与中丞（秩千石）同，掌管诏狱兼治廷尉处置不当等事项。

（3）门下省、集书省 南朝宋时又别置集书省，从而形成了门下省与集书省两省并置的局面。以侍中领门下省，散骑常侍领集书省，二省拥有进谏、封驳之权，它的出现是分中书省权力的客观需要。因此南朝时中书省的部分职权被门下省所夺，但是门下省官与中书省官相比，仍然有不及之处。
①侍中 侍中置四人，侍中“掌侍从左右，摈相威仪，尽规献纳，纠正违阙。监合尝御药，封玺书”[37][37]。即侍中有文书政令的封驳大权，可以对中书省的奏章中不合适的地方提出异议，纠正违阙。
②侍中祭酒 南朝置给事黄门侍郎四人，侍中祭酒为其中高功者，设一人。“（给事黄门）侍郎中高功者，在职一年，诏加侍中祭酒，与（散骑）侍郎高功者一人，对掌禁令”[38][38]。
③散骑常侍 南朝散骑常侍置四人，为集书省长官。“自宋以来，其任闲散，用人亦轻，别置集书省领之”[39][39]。属官有通直散骑常侍四人，散骑侍郎若干等。散骑常侍的职权与侍中相同，掌有封驳大权，“掌侍从左右，纳献得失，省诸奏闻、文书。意异者，随事为驳。集录比诏比玺，为诸优文、策文，平处诸文章诗颂”[40][40]。同时散骑常侍还负责诏令的抄写集录工作。
④散骑常侍祭酒 散骑常侍祭酒秩比二千石。常侍祭酒置一人，与侍中祭酒一同“对掌禁令，纠诸逋违”[41][41]。
⑤员外散骑侍郎、给事中、常侍侍郎、奉朝请 均隶属集书省，员外散骑侍郎，官六品，秩四百石。常侍侍郎官五品，奉朝请官八品。其中奉朝请多为皇亲国戚。他们负责献纳得失，处理奏闻文书，如有不同意见，可以随时封驳。
⑥公车令 官八品，秩并六百石。置一人。公车令掌受章奏。凡吏民上章，四方贡献，及征诣公车者，皆由公车令负责保管。
（4）秘书省 南朝秘书省仍负责掌管国家典籍，及史书起居的撰写。以秘书监为长官，由于秘书省职务清闲，因而也成为清美之选。
秘书监、秘书丞 各置一人，秘书监官四品，萧梁时为十一班，陈时秩中二千石。秘书丞为八班，陈时秩已上六百石。另有秘书郎四人，共掌集书诏策。另设有著作郎一人官六品，秩四百石，佐郎八人，掌管国史和起居注的编写和保存。还有撰史学士，兼管史书。秘书丞郎，宋齐以后成为门阀弟子的起家官，为“甲族起家之选，待次入补[42][42]”，因名额有限，照例任此职仅数十日或百日便要升迁，以便待次入补的高门子弟继任。
（5）图谱局 图谱局设立于梁武帝时期，梁武帝为查处并纠正假冒士族的家谱，命王憎孺修定《百家谱》，并设置专门保管谱牒的机构——图谱局，及专管图谱局的官吏——郎、令史。图谱局主要负责谱牒的收藏、谱系的厘定以及谱牒的撰写。
郎、令史 为图谱局专管谱牒的官员，他们负责谱牒的收藏、谱牒的厘定、谱牒的撰写以及全国谱系的修订。由于谱牒“系之地望而不惑，质之姓氏而不疑，缀之婚姻而有别[43][43]”，加之“官之选举必由于簿状”[44][44]，因此谱书修撰的正确与否，不仅仅影响士族地主的利益，而与国家的政治是否稳定，赋税收入的多少，服役人数的多寡都有密切的联系。
宗正卿 官三品，萧梁时为十四班，秩中二千石。主管皇室外戚的图谱户籍，处理宗族事务，一般由宗室子弟担任。

三、魏晋南北朝时期地方档案职官及职掌
魏晋南北朝时期地方上大体上推行州郡县制，但各个时期特点又不同。三国时期，由于没有实现国家统一，故曹魏、孙吴和蜀汉都设置了许多的遥领州郡县，对非本辖区的地方进行管理。西晋在推行州郡县制的同时，推行了分封制，各诸侯王握有兵权，形成军府，终酿成“八王之乱”。东晋南朝对北方流民实行了侨郡县管理，即在北方流民的居住地设置侨郡州县，仍以流民在北方的州县名称命之，只在名称前面加“南”以示区别，同时对流民设置白籍，在赋税上给予优待。北朝州郡县设置繁杂累赘，造成十羊九牧的现象。魏晋南北朝时期地方档案职官主要由各州郡县长官的掾属担任，他们多为长官自辟任免的，到后期多为州郡县内望族子弟。
1.曹魏时期地方档案职官及职掌
（1）州府档案职官 各州以刺史为长官，领兵刺史官四品，不领兵刺史官五品。刺史负责各州的内部事务的处理工作，属官有治中从事、别驾从事、功曹从事、簿曹从事、兵曹从事、郡国从事、文学从事、督邮、主簿、帐下督、书佐和计吏等。这些属官多为刺史自辟，因而他们几乎“没有俸禄或者俸禄很少”[60][60]。其中治中从事、主簿、书佐是最为重要的档案官。治中从事负责总领州中文书事务；主簿直接负责州府中的文书处理、州长官与中央及郡县的公文来往及州中重要事务，并掌管印鉴；记室书佐、诸曹佐掌起草和缮写文书。
（2）郡府档案职官 各郡以太守为长官，官五品。河南郡太守称尹，官三品。下设有郡丞，官八品。都尉，官五品，负责兵事。司马，官八品。以及功曹掾、五官掾、上计掾、督邮、主簿、朱记、门下书佐等，多者达二百余人。上计掾、主簿、书佐为郡中重要的档案人员，分别负责郡府内外的书信往来、文书保管、命令的上传下达、呈送报表及日常的行政事务。其中上计掾负责户口的登记表报；主簿主管郡中文书处理。
（3）县府档案职官 大县置令，官六品，秩千石。属官丞一人，官八品；尉二人，官九品。次等县置令，官七品，秩六百石。属官有丞、尉各一人，皆官九品。小县置长，官八品，秩四百三百石。属官丞、尉各一人，官九品。县丞和县府主簿是县府的重要的档案职官，他们负责县府内外的文书、书信的传达保管及信息的汇总和呈报。

3.南朝时期地方档案职官及职掌
（1）州府档案职官 各州以刺史为长官，刘宋时刺史，官五品或六品，秩六百石。萧齐因之。萧梁时，刺史官品在三品至五品不等，秩两千石。但南朝“州郡俸禄及杂供给，多随土所处，无有定数”[67][67]，即尽管国家对地方官员的俸禄有定数规定，但是“南朝地方官员的实际官俸收入，比朝廷规定的官俸要高很多[68][68]”。下设别驾从事史、治中从事、主簿、西曹从事、祭酒从事、议曹从事等，员额不等。别驾、西曹主吏及选举事，治中主众曹文书事及财谷簿书；主簿录门下众事，省署文书；簿曹书佐一人，主簿书。
（2）郡府档案职官 各郡以太守为长官，官五品或六品，其俸禄与其所管辖人口有关，陈时，满万户的郡太守秩六百石，不满万户的郡太守秩千石。太守主管郡内各项事务。丞一人，秩六百石。下设有功曹史，主选举；五官掾，主诸曹事；上计掾、史各一人，每年年末向上条陈郡内众事，称为“阶簿”。此外还有主记史、典笔吏等，负责文书的草拟和保管。属官多为太守自行征辟，出身多为寒门或一般士族，俸禄比较低。
（3）县府档案职官 大县置令，小县置长。官六品县令，秩千石；官七品县令，秩六百石；县长秩五百石。又各有丞一人，官九品。尉一到两人，官九品。还有主簿、书童等，县丞和主簿为县府主要的档案官员，“主簿皆令、长辟除”[69][69]，他们负责县府内外的文书信件的接受传达和保管。

2.魏晋南北朝时期档案职官设置的借鉴意义
魏晋南北朝时期档案职官的设置具有重大的历史意义，这一时期的档案职官逐渐远离政坛，即从高门望族的向寒门士族转换，“但并不意味着他们在政府这一大系统中就无足轻重”[75][75]。我国古代所言的档案主要是文书档案，它们是行政的依据和凭证，对于保持国家和地区政治、经济、文化、军事等层层面面的制度、决策、规划的一贯性、连续性、科学性都有着重要的作用。魏晋南北朝时期“宰相机构和秘书、咨询机构（门下省和中书省）的发展和完善，为隋唐三省官制的出现准备了条件”[76][76]，对后世及今天都有重要的借鉴意义。
（1）注重提高官员的素质，而不以门第取人
魏晋南北朝时期最重要的管理选拔制度就是九品中正制，虽说在制度起初是有其历史进步意义的，但无法否认的是随着九品中正制的推行，门阀政治却愈加严重，并最终形成了“上品无寒士，下品无高门”的政治现况，这就不利于政治的稳定。而档案职官因相对比较清闲，待遇优厚，而成为高门望族的首选，诸如秘书丞、郎都成为高门的起家之选。这是造成魏晋南北朝时期朝政比较混乱的重要原因。因而隋唐以来，都比较重视档案职官的人品、德品，而不注重其门第，这使得档案职官这个群体的素质大为提高，并对档案的专门化的出现有一定的推动作用。
（2）注重档案的整理、保管和利用
文书档案之于乱世的重要性不言而喻，魏晋南北朝各个王朝都非常重视档案的整理、保管和利用。同时各王朝统治者都十分重视档案的编辑利用，晋武帝继位五年，便下诏“自泰始以来大事皆撰录，秘书写副。后有其事，辄宜缀集，以为常”[77][77]。桓玄在兵败中仍“作《起居注》，叙其距义军之事”[78][78]。正由于王朝的重视，这一时期出现了大批史书，《三国志》、《魏书》、《宋书》、《南齐书》、《十六国春秋》等，以及大量的起居注。
（3）注重档案载体、书写工具的变革和与时俱进
魏晋南北朝以前档案的承载工具主要是竹木简及缣帛，但“简重而帛贵”，这都不利于档案行政。西晋时，中书令荀勖在抄录汲冢竹书时便用二尺黄纸，到东晋元帝时更是以纸代之，这就对行政效率、文书的撰写整理及史书的传抄影响起到了重大影响。随着纸张的推广，毛笔、墨也随之普及，同时对墨的防腐性要求更为严格，这对文书档案的制发保存都起到了积极作用。信息时代的今天，信息的载体也日益多样化，因而我们也必须注重档案载体的与时俱进，多渠道的开发利用档案。

中书监、令 官三品，监位高于令，均秩千石。

九品中正制，又称九品官人法，是魏晋南北朝时期重要的选官制度，是魏文帝曹丕采纳吏部尚书陈群的意见，于黄初元年 （220年）命其制定的制度。此制至西晋渐趋完备，南北朝时又有所变化。从曹魏始至隋唐科举的确立，这期间约存在了四百年之久。
九品中正制上承两汉察举制，下启隋唐之科举，在中国古代政治制度史上占有十分重要的地位，乃中国封建社会三大选官制度之一，实际是两汉察举制度的一种延续和发展，或者说是察举制的另一种表现形式。