开会时当你被拒绝后，如何做可以扭转局面。这一讲，我们将进入职场上另一个典型的说服场景，那就是开会。这意味着你的说服工作从1对1，变成了1对多，甚至多对多；对方的诉求，从个人的，变成了部门的。
怎么在会议上做好发言，依然可以参考我们第二讲讲到的陈述主张的步骤和技巧。这一讲我重点想讲的是另外三个重要的方面，一是重视PPT等会议材料的准备，二是利用故事来说服别人，三是学会把控场面。
让PPT和会议材料为你加分
先来讲PPT等会议材料的准备。
我在《宫本武藏》这本书里读到过一个有意思的故事。日本剑术家宫本武藏有个观点，叫"一切皆剑"。在和对手决斗前，他都会提前到决斗场地，把竹林的疏密度、障碍物，甚至是阳光的角度，都考虑进他的剑法里。
开会时的说服也是这样，你需要利用好"人是情景动物"这个特点。
首先，要有"破冰环节"，营造愉悦的、正面的气氛。我不建议开会一上来就进入正题，你可以先回顾刚刚取得的成绩，放一些正面的、轻松的图片、视频，在调动起大家的积极情绪之后，再开始你想说的重点。
其次，如果有必要准备人手一份的会议材料，我建议你不要偷懒，因为这不仅能体现你的郑重、专业，也能让每一个人更好地了解你的诉求和建议。而且，最好能把电子版通过邮件在会议前一天发给与会者，让大家有备而来。记住，周到和殷勤，能给你的说服力加分。
再次，保证你的PPT清晰、简洁、有力。怎么做呢？我在这里分享我自己的一些常用技巧。
比如，一页PPT只说一件事，信息不要太多。PPT里的字体，尽量选用微软雅黑，36号字以上，一页不要超过7行，每一行不要超过7个字。
另外，多用"三"的结构，来进行分类陈述。比如："首先""其次""最后"；"原因""经过""结果"；"过去""现在""未来"；"现状""目标""计划"；"上游""我方""下游"；"销售额""成本""利润"等等，这些"三兄弟"，都是能帮助你更好地展开解释的结构化用语，也更能帮你抓住观众的注意力。
还有，记住"一图胜千言"，图片比文字更有表现力。你要善于选用最能说明问题的图片，让你的观点一目了然。
比如，一名销售经理，想表达我们的商品之所以卖得不好，是因为供应链没跟上，缺货严重。他费了一番口舌，写了满满三页PPT，还不如去现场拍一张货架空空如也的照片。同样的道理，准备PPT时，尽量多用形象化的信息，尤其当你想用数据来说明问题的时候，尽量把数据可视化。
准备一个好故事
说完了PPT等会议材料的准备，接下来，我们来说第二点，如何用讲故事的方法，来打动人。
在职场上，往往道理讲多了，听众就没感觉了。如果把道理藏进一个生动形象的故事里，作用会大很多。尤其是在开会的时候，一个有趣的、结局超出大家预期的故事，既能活跃气氛，也能够引起听众强烈的共鸣。
我举个例子。
有一家公司要求不同的渠道管理团队，根据不同的经销商的实际情况，设计差异化的激励政策，以满足客户不同的需求。大家就不理解了：公司统一设计好标准的激励政策不就行了吗？而且往往人们会对激励政策的变动比较敏感，所以会上反对情绪比较重。在动员会上，总经理一上来并没有和大家讲大道理，而是先讲了这么一个故事：
从前有一个动物园开业了，里面养着熊猫、狮子和羚羊。熊猫说我要吃竹子，狮子说我要吃肉，羚羊说我要吃草。结果饲养员来了，对它们说："动物园希望你们茁壮成长，因此为大家准备了美味的阿拉斯加鳕鱼，这种鱼非常珍贵，连我们人类都舍不得吃。我们好不容易才买到了，你们必须吃光。"最后当然是所有的动物都很生气，饲养员也很生气。
故事一说完，大家立刻都理解了"差异化的激励政策"，最终目的是达到客户满意、各方双赢这个道理。
一个好的故事要有两个关键点：要让听众："啊？"一下和"哦"一下。"啊？"一下，说明你的故事的结局超出大家的预期，或者情节生动有趣；"哦"一下，表示听了你的故事之后，听众能够联想到具体的道理，如果只是让听众觉得好玩，没有服务于你的目的，那么这个故事不过是活跃下气氛罢了。所以，必要的时候，为你的说服准备一个故事。
要有控场意识
说完了怎么讲故事，我来谈谈如何把控场面，应对与会者对你的挑战。开会时，对方对你的主张发出挑战，是非常正常的，但我们要避免的是，超出了会议预期的群起而攻之，最后不欢而散。不但会议没有成果，而且伤害士气。
要想避免这种情况，首先，在会议前，就应该部分达成共识。
就如同我在第一讲提到的，好的说服是设计和控制出来的，同理，好的会议也需要如此。在开会前，你可以先把会议材料发给来开会的人，提前了解对方的反对意见。你还可以在一个很多部门参加的大会前，先开若干个小会，提前获得大多数部门的支持，就可以有效地避免人多嘴杂，众口难调。
其次，重要会议要提前演练，预先设计好，不同的挑战该如何应对。
很多时候，我们过于迷信自己的临场发挥能力，或者感觉没有办法提前知道别人会提出什么挑战。其实，你的主张，无外乎会收到这些挑战：没听明白、时间太紧了、预算太少了、困难太多了、对其他部门来说投入产出比不划算。真正为了针对你而在开会时故意抬杠的，其实少之又少。而上面提到的这些挑战，的确就是别的部门实实在在将会遇到的困难，你在设计主张时，就应该考虑进去。
最后，会议中遇到反对意见，不要只顾着反驳，变成了你和某个同事的小会。而是应该鼓励其他同事发表观点。
比如，培训经理小马要在业务部门的总监会议上，向大家介绍一个新的销售管理工具。这时候，业务总监小杨挑战说："我觉得凭经验做销售挺好的，这种工具我见多了，没用。"如果小马只盯着小杨反驳，两人一来一往，其他的与会者插不上话，就会失去注意力。
应该怎么办呢？比如，小马可以问其他的与会者，"小杨总监觉得销售管理工具没有用。你们怎么看？"让大家互相讨论起来，一方面赢得时间整理思路，另一方面说不定有其他认可销售管理工具的同事，会发表自己的观点，反而主动帮小马承担了说服的工作。而且，之后就算小马要进行解释，也应该是对着所有的同事说。这样，就保证了所有人在讨论同一个议题。
有总结和"下一步"
最后，我想提醒你，会议结束前，一定要有会议总结和下一步的分工。正确的结束方式，应该是你总结此次会议上达成的共识，并且明确下一步的分工，责任到人。还有一个容易被遗忘的细节，是把这些共识和下一步，通过邮件的形式，发送给对方部门，并抄送双方部门的负责人，你可以提醒对方：如果对会议结果有异议，请尽快提出。
开会最怕的就是"会上很激动，会后没行动"，这样的话，这个会就白开了。比如，我就见过不少销售经理千辛万苦，总算说服了市场部增加一笔预算投入，可是会议结束后各回各家。几个月后，市场部直接负责此事的同事转岗了，市场部就彻底没有人记得还有这笔预算了。
本讲小结
总结一下，这一讲，我们谈了开会时需要注意的点，包括如何准备PPT等会议材料，善于利用故事来说服人，学会控制场面，有总结与下一步、让会议结果转化为具体成果。
划重点：
准备PPT和会议材料需要注意的问题：
1、要有"破冰环节"，营造愉悦的、正面的气氛；
2、如果有必要准备人手一份的会议材料；
3、保证你的PPT清晰、简洁、有力；
4、多用"三"的结构，来进行分类陈述，如"首先""其次""最后"；"原因""经过""结果"等；
5、"一图胜千言"，尽量多用形象化的信息，让你的观点一目了然。
提醒：会议结束前，一定要有会议总结和下一步的分工。
怎么在会议上做好发言，依然可以参考我们第二讲讲到的陈述主张的步骤和技巧。这一讲我重点想讲的是另外三个重要的方面，一是重视PPT等会议材料的准备，二是利用故事来说服别人，三是学会把控场面。
让PPT和会议材料为你加分
先来讲PPT等会议材料的准备。
我在《宫本武藏》这本书里读到过一个有意思的故事。日本剑术家宫本武藏有个观点，叫"一切皆剑"。在和对手决斗前，他都会提前到决斗场地，把竹林的疏密度、障碍物，甚至是阳光的角度，都考虑进他的剑法里。
开会时的说服也是这样，你需要利用好"人是情景动物"这个特点。
首先，要有"破冰环节"，营造愉悦的、正面的气氛。我不建议开会一上来就进入正题，你可以先回顾刚刚取得的成绩，放一些正面的、轻松的图片、视频，在调动起大家的积极情绪之后，再开始你想说的重点。
其次，如果有必要准备人手一份的会议材料，我建议你不要偷懒，因为这不仅能体现你的郑重、专业，也能让每一个人更好地了解你的诉求和建议。而且，最好能把电子版通过邮件在会议前一天发给与会者，让大家有备而来。记住，周到和殷勤，能给你的说服力加分。
再次，保证你的PPT清晰、简洁、有力。怎么做呢？我在这里分享我自己的一些常用技巧。
比如，一页PPT只说一件事，信息不要太多。PPT里的字体，尽量选用微软雅黑，36号字以上，一页不要超过7行，每一行不要超过7个字。
另外，多用"三"的结构，来进行分类陈述。比如："首先""其次""最后"；"原因""经过""结果"；"过去""现在""未来"；"现状""目标""计划"；"上游""我方""下游"；"销售额""成本""利润"等等，这些"三兄弟"，都是能帮助你更好地展开解释的结构化用语，也更能帮你抓住观众的注意力。
还有，记住"一图胜千言"，图片比文字更有表现力。你要善于选用最能说明问题的图片，让你的观点一目了然。
比如，一名销售经理，想表达我们的商品之所以卖得不好，是因为供应链没跟上，缺货严重。他费了一番口舌，写了满满三页PPT，还不如去现场拍一张货架空空如也的照片。同样的道理，准备PPT时，尽量多用形象化的信息，尤其当你想用数据来说明问题的时候，尽量把数据可视化。
准备一个好故事
说完了PPT等会议材料的准备，接下来，我们来说第二点，如何用讲故事的方法，来打动人。
在职场上，往往道理讲多了，听众就没感觉了。如果把道理藏进一个生动形象的故事里，作用会大很多。尤其是在开会的时候，一个有趣的、结局超出大家预期的故事，既能活跃气氛，也能够引起听众强烈的共鸣。
我举个例子。
有一家公司要求不同的渠道管理团队，根据不同的经销商的实际情况，设计差异化的激励政策，以满足客户不同的需求。大家就不理解了：公司统一设计好标准的激励政策不就行了吗？而且往往人们会对激励政策的变动比较敏感，所以会上反对情绪比较重。在动员会上，总经理一上来并没有和大家讲大道理，而是先讲了这么一个故事：
从前有一个动物园开业了，里面养着熊猫、狮子和羚羊。熊猫说我要吃竹子，狮子说我要吃肉，羚羊说我要吃草。结果饲养员来了，对它们说："动物园希望你们茁壮成长，因此为大家准备了美味的阿拉斯加鳕鱼，这种鱼非常珍贵，连我们人类都舍不得吃。我们好不容易才买到了，你们必须吃光。"最后当然是所有的动物都很生气，饲养员也很生气。
故事一说完，大家立刻都理解了"差异化的激励政策"，最终目的是达到客户满意、各方双赢这个道理。
一个好的故事要有两个关键点：要让听众："啊？"一下和"哦"一下。"啊？"一下，说明你的故事的结局超出大家的预期，或者情节生动有趣；"哦"一下，表示听了你的故事之后，听众能够联想到具体的道理，如果只是让听众觉得好玩，没有服务于你的目的，那么这个故事不过是活跃下气氛罢了。所以，必要的时候，为你的说服准备一个故事。
要有控场意识
说完了怎么讲故事，我来谈谈如何把控场面，应对与会者对你的挑战。开会时，对方对你的主张发出挑战，是非常正常的，但我们要避免的是，超出了会议预期的群起而攻之，最后不欢而散。不但会议没有成果，而且伤害士气。
要想避免这种情况，首先，在会议前，就应该部分达成共识。
就如同我在第一讲提到的，好的说服是设计和控制出来的，同理，好的会议也需要如此。在开会前，你可以先把会议材料发给来开会的人，提前了解对方的反对意见。你还可以在一个很多部门参加的大会前，先开若干个小会，提前获得大多数部门的支持，就可以有效地避免人多嘴杂，众口难调。
其次，重要会议要提前演练，预先设计好，不同的挑战该如何应对。
很多时候，我们过于迷信自己的临场发挥能力，或者感觉没有办法提前知道别人会提出什么挑战。其实，你的主张，无外乎会收到这些挑战：没听明白、时间太紧了、预算太少了、困难太多了、对其他部门来说投入产出比不划算。真正为了针对你而在开会时故意抬杠的，其实少之又少。而上面提到的这些挑战，的确就是别的部门实实在在将会遇到的困难，你在设计主张时，就应该考虑进去。
最后，会议中遇到反对意见，不要只顾着反驳，变成了你和某个同事的小会。而是应该鼓励其他同事发表观点。
比如，培训经理小马要在业务部门的总监会议上，向大家介绍一个新的销售管理工具。这时候，业务总监小杨挑战说："我觉得凭经验做销售挺好的，这种工具我见多了，没用。"如果小马只盯着小杨反驳，两人一来一往，其他的与会者插不上话，就会失去注意力。
应该怎么办呢？比如，小马可以问其他的与会者，"小杨总监觉得销售管理工具没有用。你们怎么看？"让大家互相讨论起来，一方面赢得时间整理思路，另一方面说不定有其他认可销售管理工具的同事，会发表自己的观点，反而主动帮小马承担了说服的工作。而且，之后就算小马要进行解释，也应该是对着所有的同事说。这样，就保证了所有人在讨论同一个议题。
有总结和"下一步"
最后，我想提醒你，会议结束前，一定要有会议总结和下一步的分工。正确的结束方式，应该是你总结此次会议上达成的共识，并且明确下一步的分工，责任到人。还有一个容易被遗忘的细节，是把这些共识和下一步，通过邮件的形式，发送给对方部门，并抄送双方部门的负责人，你可以提醒对方：如果对会议结果有异议，请尽快提出。
开会最怕的就是"会上很激动，会后没行动"，这样的话，这个会就白开了。比如，我就见过不少销售经理千辛万苦，总算说服了市场部增加一笔预算投入，可是会议结束后各回各家。几个月后，市场部直接负责此事的同事转岗了，市场部就彻底没有人记得还有这笔预算了。
本讲小结
总结一下，这一讲，我们谈了开会时需要注意的点，包括如何准备PPT等会议材料，善于利用故事来说服人，学会控制场面，有总结与下一步、让会议结果转化为具体成果。
划重点：
准备PPT和会议材料需要注意的问题：
1、要有"破冰环节"，营造愉悦的、正面的气氛；
2、如果有必要准备人手一份的会议材料；
3、保证你的PPT清晰、简洁、有力；
4、多用"三"的结构，来进行分类陈述，如"首先""其次""最后"；"原因""经过""结果"等；
5、"一图胜千言"，尽量多用形象化的信息，让你的观点一目了然。
提醒：会议结束前，一定要有会议总结和下一步的分工。
