病案示踪系统是利用信息技术的发展、条形码技术的成熟应用，将条形码自动识别技术应用到病案管理过程中的回收、整理、入库、归档、上架、下架、借（调）阅、归还的业务环节中，提高了数据采集和信息处理的速度，保证了运行环节中的准确率，为医院管理者提供详实、准确、及时的基础数据。该系统建立在条形码技术的基础上，能够准确地对住院病案进行借出、追踪、归档管理，提供病案去向信息，掌握病案的流向和使用情况，掌握科研病案及再次入院病案的使用情况。另外，还具有各种统计功能，统计数据快捷准确，如住院未归病案统计、借阅未归统计、工作量统计等。
病案示踪管理系统的开发与应用可以大大提高医院的病案利用效率，减轻医院病案管理人员的工作压力，它是一种实用而且有效的病案管理方式。该系统可以最大限度的改善现有的手工操作的落后面貌，提高工作效率。
通过病案示踪数字化管理建立在条形码技术的基础之上，利于与医院的数字化建设，同时可以提高医院的医疗业务水平、经济效益和社会效益，该系统能够使病案在流通过程中实现病案的零丢失，从而实现病案在流通的过程中精确定位。
从医院管理者角度来看，清晰的病案管理流程、简便的借阅登记操作的病案示踪管理软件是协同医院管理的重要一环，医院病案使用情况均可通过该软件简单、快捷的实现。