档案是人们在社会活动中形成的种历史记录，它客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等各个方百的历史发展过程。随着经济社会的发展，档案的文化生质和社会生质逐步强化，利用的范围和对复逐步扩大，档案在社会主义现代化建设备领域中发挥的作用越来越大，查询利用的频率越来越高。而且随着社会信息化进程的加快，信息已经成为人类社会活动和经济活动的必要资源。信息技术的高速发展和推广应用使得信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一。而档案作为一种原生的信息资源，尤为重要。档案数字化建设是信息技术发展的必然需求，国家对信息资源开发重视程度的提高推动里档案数字化建设发展。档案数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措，新要求、是档案工作者目前一个非常紧迫的任务。

目前大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在。
档案数字化建设，是指在档案管理部门的统规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用计算机技术、非接触式书刊扫描仪扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。档案数字化管理是新生事物，相对传统管理而言，在优化管理者知识结构、队伍结构、提高管理者素质、促进现代管理技术应用、保护原纸质档案和改善其利用方式等方面有着特殊意义。
档案数字化主要包括档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库，载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库，档案专题信息的采集与建库。
纸质档案数字化还能改善档案的利用方式。份数字化加工后的“孤本”档案，可以通过计算机网络查询利用平台，同时提供给所有需要它的人共享，“孤本”不再是限制，档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以随时上网利用档案信息资源，“时间”不再是限制，数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能，扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案，免去了利用者过去异地查档的奔渡之苦，“空间”不再是限制。