一、正式出版
即要具有正规的书号、CIP版权页查询信息，并在新闻出版总署能查到相关信息。根据各单位的文件要求，可能会要求指定的出版社出版，申报者只需在这些出版社中选择一个来出版就可以。
二、必须是本专业相关的专著
即专著方向应与所申报的职称的专业相符合。

三、作者排名符合要求
出版职称专著前，申报者首先要搞清楚单位晋级要求，是否要求独立作者或第一作者抑或其他位置。独立作者要求作者必须独立完成该著作的出版，也就是我们常说的独著。如果是合著，那么就涉及到作者排名的问题，一定要搞清楚位置要求。新闻出版总署的CIP数据上最多可以写前三作者的名字。

四、字数符合要求
有的职称文件没有注明专著位置的具体要求，但注明了个人撰写字数，比如要求个人撰写5万字以上。著作的前言部分一般会对作者承担章节及字数有详细说明。